فواتير غير مسددة: كيف تجهز مطالبة شركتك بالرصيد المستحق؟

العميل استلم ولم يسدد: ابدأ بمطابقة الرصيد

عندما تتراكم الفواتير غير المسددة، قد تختلف أرقام المبيعات والمحاسبة والتحصيل داخل الشركة نفسها. الخطوة العملية الأولى هي تحديد رصيد واحد يمكن تفسير كل جزء منه. أخرج الدفعات والمرتجعات والخصومات من الحساب قبل إرسال مطالبة جديدة، وحدد الفواتير التي حل موعد دفعها.

هذا الدليل مخصص لمورد أو شركة خدمات لديها تعامل قائم ومستحقات متأخرة. إذا كانت المطالبة تتعلق بأعمال إنشاء ومستخلصات، فهناك تفاصيل إضافية في دليل مستحقات المقاولين.

ابنِ سلسلة المستندات لكل فاتورة

لا ترسل للمحامي مجلدًا يحمل اسم «كل الفواتير» فقط. أنشئ صفًا لكل فاتورة، واربطه بما يوضح سبب إصدارها وما حدث بعدها:

في الخدمات المتكررة، ميّز بين قبول بدء الاشتراك وقبول أعمال إضافية. وفي التوريد، احتفظ بتفاصيل الكميات والمرتجعات؛ فقد يكون الخلاف في كمية مستلمة لا في أصل العلاقة.

لماذا تهم مراسلات التسليم والاعتراض؟

يتناول شرح وزارة العدل لنظام الإثبات منزلة الدليل الرقمي في الإثبات. عمليًا، احتفظ برسائل الطلب والقبول والتسليم بصورتها الأصلية، واربط المرفقات بالمراسلة التي أرسلت معها. لا تجعل لقطة شاشة منفصلة هي النسخة الوحيدة من ملف التعامل.

اسأل فريقك: من وافق على العمل؟ هل تم التسليم للعنوان المتفق عليه؟ هل اعترض العميل وقت التسليم أو بعده؟ وهل عرض خصمًا مقابل السداد؟ هذه الأسئلة لا تحسم القضية وحدها، لكنها تمنع إغفال مستند قد يغير تقييمها.

أما نظام التنفيذ فينظم صفة السند التنفيذي. لذلك لا تفترض أن وجود رمز ضريبي أو إصدار الفاتورة إلكترونيًا يكفي وحده لاختيار التنفيذ.

فرّق بين ثلاثة أسباب للتأخر

عميل يقر بالرصيد ويطلب مهلة: اجمع الإقرار ومقترح الجدولة. افحص معه مواعيد واضحة للسداد وآلية توثيق الاتفاق، بدل سلسلة وعود مفتوحة.

عميل ينازع في جودة أو كمية: اطلب حصر الاعتراض لكل بند. جهّز صور التسليم وتقارير الإنجاز والمراسلات المرتبطة به، ولا تتجاهل اعتراضًا مكتوبًا لأنه جاء بعد تأخر الدفع.

عميل لا يرد أو تختلف هوية المتعاقد معه: راجع الاسم القانوني والعقد وأوامر الشراء وصفة الموقع. سداد دفعة من حساب جهة أخرى لا يجيب وحده عن سؤال من يتحمل كامل الالتزام.

في هذه الحالات يمكن للمحامي تقييم دعوى المطالبة وأدلتها، أو فحص مدى مناسبة أمر الأداء إذا توافرت متطلباته.

مثال على رصيد يحتاج تدقيقًا

لنفترض، للتوضيح فقط، أن لديك فواتير بـ120,000 ريال، واستلمت 30,000 ريال، وأصدرت إشعارًا دائنًا صحيحًا بـ5,000 ريال. الرصيد الحسابي يصبح 85,000 ريال. إذا اعترض العميل على بند بـ10,000 ريال، يسجل الملف مبلغ الاعتراض وأساسه، مع إبقاء قرار استحقاقه للمراجعة؛ لا يُخصم تلقائيًا ولا يُخفى من ملخص القضية.

هذه الطريقة تجعل عرض التسوية أو المطالبة أدق، وتمنع تحميل المحامي كشفًا يتغير كلما ظهرت دفعة قديمة.

ما الذي تفحصه قبل قبول التسوية؟

حدد المبلغ المتفق عليه، والدفعات، وطريقة إثبات السداد، وما إذا كانت المخالصة تشمل كامل التعامل أو فواتير محددة. اعرض أي ضمان أو سند جديد للمراجعة مع الاتفاق الأصلي حتى لا يُفهم أنه دين إضافي مستقل عن الرصيد نفسه.

إذا اقترح العميل سندًا لأمر، اقرأ تجهيز السند للتنفيذ. وإذا وصل عرض أتعاب للمتابعة، قارنه بنطاق العمل الموضح في دليل أتعاب المطالبات المالية.

اطلب متابعة تناسب حجم الملف

يمكنك عرض ملفك على المكتب من خلال خدمة تحصيل الديون التجارية. وضّح هل تحتاج مراجعة مطالبة، تفاوضًا على تسوية، إعداد دعوى، أم متابعة تنفيذ. كل مرحلة تحتاج اتفاقًا واضحًا، ونجاح المراسلة أو صدور الحكم لا يساوي تحصيل المال فعليًا.